Allgemeine Geschäfts­bedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Freetimeventure UG (haftungsbeschränkt), Johann-Sigismund-Str. 2, 10711 Berlin (nachfolgend „be-Mindly" oder „Anbieter") und dem jeweiligen Vertragspartner (nachfolgend „Auftraggeber" oder „Kunde") über die Erbringung von Employee Assistance Program (EAP)-Dienstleistungen sowie die Nutzung der be-Mindly-Plattform. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn und soweit be-Mindly ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

be-Mindly erbringt für den Auftraggeber Employee Assistance Program (EAP)-Dienstleistungen. Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der individuellen Leistungsvereinbarung. Die Leistungen umfassen insbesondere: • Bereitstellung eines webbasierten CEO-Dashboards zur anonymisierten Auswertung von Kennzahlen zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz • Vermittlung und Durchführung von psychologischen Beratungsgesprächen durch qualifizierte Psycholog:innen • Bereitstellung einer digitalen Plattform für Mitarbeitende zum vertraulichen Zugang zu Beratungsangeboten • Erstellung anonymisierter Berichte und Analysen für den Auftraggeber • Beratung des Auftraggebers zu Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

Der Vertrag kommt durch die schriftliche Auftragsbestätigung von be-Mindly oder durch die tatsächliche Leistungserbringung zustande. Angebote von be-Mindly sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind. Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung. Sofern nicht anders vereinbart, beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Die Vergütung richtet sich nach der jeweils gültigen Preisliste oder der individuellen Vereinbarung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug ist be-Mindly berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu berechnen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten. be-Mindly behält sich das Recht vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 3 Monaten zum Ende eines Vertragsjahres anzupassen. In diesem Fall steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht zu.

be-Mindly erbringt die vereinbarten Leistungen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Die psychologischen Beratungsleistungen werden durch qualifizierte Psycholog:innen mit mindestens Master- oder Diplomabschluss erbracht. be-Mindly ist berechtigt, zur Leistungserbringung qualifizierte Dritte (Subunternehmer) einzusetzen. be-Mindly bleibt auch bei Einschaltung Dritter gegenüber dem Auftraggeber für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich. Die Beratungsleistungen erfolgen in der Regel per Telefon, Videocall oder Chat. Persönliche Beratungstermine können nach individueller Vereinbarung angeboten werden. be-Mindly gewährleistet eine Erreichbarkeit für Erstgespräche innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.

be-Mindly verpflichtet sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln. Dies gilt insbesondere für: • Sämtliche Inhalte der psychologischen Beratungsgespräche mit Mitarbeitenden • Personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Auftraggebers • Geschäftsgeheimnisse und interne Informationen des Auftraggebers Der Auftraggeber erhält ausschließlich anonymisierte und aggregierte Daten über das CEO-Dashboard. Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende sind ausgeschlossen. Die eingesetzten Psycholog:innen unterliegen der beruflichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Näheres regelt die Datenschutzerklärung sowie ggf. eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

be-Mindly räumt dem Auftraggeber für die Dauer des Vertrags ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der be-Mindly-Plattform einschließlich des CEO-Dashboards ein. Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Zugangsdaten zur Plattform vertraulich zu behandeln und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben. Der Auftraggeber ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen. be-Mindly ist bemüht, eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel sicherzustellen. Hiervon ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartungsarbeiten, die nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt werden, sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs von be-Mindly liegen.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, be-Mindly alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehören insbesondere: • Aktuelle Mitarbeiterzahlen und Organisationsstruktur • Ansprechpartner für die Koordination des EAP-Programms • Informationen über bestehende betriebliche Gesundheitsmaßnahmen Der Auftraggeber sorgt dafür, dass seine Mitarbeitenden über das EAP-Angebot informiert werden und den Zugang zur Plattform erhalten. be-Mindly stellt hierfür geeignetes Informationsmaterial zur Verfügung. Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, ist be-Mindly von der Leistungspflicht befreit, soweit die Leistungserbringung hierdurch beeinträchtigt wird.

be-Mindly haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen von be-Mindly. be-Mindly haftet nicht für den Erfolg der psychologischen Beratung. Die Beratungsleistungen stellen keine Therapie im medizinischen Sinne dar und ersetzen keine ärztliche oder psychotherapeutische Behandlung.

Alle Rechte an der be-Mindly-Plattform, dem CEO-Dashboard, den Algorithmen, dem Design und den Inhalten verbleiben bei be-Mindly. Der Auftraggeber erwirbt lediglich die in diesen AGB beschriebenen Nutzungsrechte. Der Auftraggeber darf die Plattform und deren Inhalte nicht vervielfältigen, verbreiten, öffentlich zugänglich machen oder in sonstiger Weise verwerten, soweit dies nicht ausdrücklich gestattet ist. Berichte und Analysen, die be-Mindly im Rahmen des Vertrags für den Auftraggeber erstellt, dürfen vom Auftraggeber für interne Zwecke verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von be-Mindly.

Keine der Vertragsparteien haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen, soweit die Nichterfüllung oder Verspätung auf Umstände zurückzuführen ist, die außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle liegen (höhere Gewalt). Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorismus, Streiks, behördliche Anordnungen sowie Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Energieversorgern. Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über den Eintritt und die voraussichtliche Dauer des Ereignisses höherer Gewalt informieren.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Berlin, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung ist durch eine wirksame und durchführbare Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung möglichst nahekommt. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses. Stand: März 2026